今回はGmailの検索機能について解説していきます。個人だけでなく、Google Workspaceを利用されている方も多くいると思います。検索といえばGoogleというように、様々な検索方法が用意されています。
メールを検索する、というのは業務の中で結構な頻度で登場するタスクです。この１回１回の効率を上げると、積み上げたときに大きな成果になるかと思いますので、よく使うものを中心に紹介したいと思います。
目次
共通の注意事項
例えば「シス」で検索すれば、「システム」も出てくると思いますよね？ところが、「シス」では「システム」は出てきません。キチンと単語単位で検索する必要があります。日本語に限らず、英単語で「online」を検索したいので、簡単に「onl」で検索、としても「online」は出てきません。
どういう風に作られているのか分からないですが、変えてほしいと思います。
検索機能
公式のGoogleヘルプにすべて書いてありますが、具体的な用法を上げながら説明します。検索方法に記載されたものを以下の検索窓に入力することで検索できます。
未読メールを探したい
| パターン | 検索方法 | 備考 |
|---|---|---|
| 基本形 | label:unread |
件名から検索したい
| パターン | 検索方法 | 備考 |
|---|---|---|
| 基本形 | subject:システム | 件名に「システム」を含むメール |
| 複数キーワードで検索 （AND条件） | subject:(システム 保守) | 件名に「システム」と「保守」の両方を含むメール |
| 複数キーワードで検索 （OR条件） | subject:{システム 保守} または subject:システム OR subject:保守 | 件名に「システム」か「保守」のどちらか（または両方）を含むメール。OR指定する場合は大文字で。 |
| 特定のキーワードを除外したい | subject:(システム) -subject:(保守) | 件名に「システム」を含むメールの中から「保守」を含むメールを除外 |
| 色々組み合わせ | subject:(システム {保守 更改}) -subject:(定例) | 件名に「システム」と「保守」「更改」のどちらかを含むメールから、「定例」を含むメールを除外 |
送信者から検索したい
| パターン | 検索方法 | 備考 |
|---|---|---|
| 基本形（アドレス指定） | from:abc@abc.co.jp | 送信者が「abc@abc.co.jp」 |
| 送信者名で検索 | from:送信者名 | |
| 送信者が自分のメールを検索 | from:me | |
| 特定の会社（ドメイン）だけ検索したい | from:@abc.co.jp | |
| 特定の会社からのメールのうち、特定の2人を除外したい | from:@abc.co.jp -from:{送信者名1 送信者名2} | アドレス指定でも可 |
受信者、CC、BCCで検索したい
送信者で検索したい、と同じです。「from:」の部分をそれぞれ「to:」「cc:」「bcc:」に変えて実施することが出来ます。
添付ファイルがあるものを検索したい（サイズ指定やPDF指定など）
| パターン | 検索方法 | 備考 |
|---|---|---|
| 基本形（ファイル添付） | has:attachment | |
| Googleドライブ等が添付されているメール | has:drive has:document has:spreadsheet has:presentation | 上から順に「ドライブ」「ドキュメント」「スプレッドシート」「プレゼンテーション」 |
| PDFファイルが添付されているメール | filename:PDF | |
| サイズが大きいものを検索 | size:10m has:attachment または larger:10m has:attachment | 10MBより大きい添付ファイルありのメールを検索 |
| サイズが小さいものを検索 | smaller:10m has:attachment | 10MBより小さい添付ファイルありのメールを検索 |
| 組み合わせて、サイズが範囲内のメールを検索 | smaller:10m has:attachment larger:5m | 5MB～10MBの添付ファイルありのメールを検索 |
日付で検索したい
| パターン | 検索方法 | 備考 |
|---|---|---|
| いつ以降のメールを検索 | after:2021/11/16 | |
| いつより前のメールを検索 | before:2021/11/16 | |
| 直近1週間分のメールを検索 | newer_than:7d | m：month、y：yearが使えます。 |
その他
| パターン | 検索方法 | 備考 |
|---|---|---|
| スター付き | is:starred | |
| スターなし | -is:starred | スター付きをnotで否定する形にします |
| 重要マーク | is:important |
最後に
それぞれの要素ごとに記載しましたが、当たり前ですが、件名＋送信者を組み合わせて絞り込む等もできます。よりよいGmailライフをお過ごしください！
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