昨今、様々な働き方がありますね。私が経営している会社は、従業員数名の小規模な法人なのですが、先日休職をしたい申し出が従業員からありました。休職にあたって管理部門がすべきことを整理しましたので、同様のお悩みを抱えている方の参考になれば幸いです。
目次
まずは休職の理由を確認しましょう
まず、何より休職を申し出た理由について、双方で納得（合意）する必要があります。経営側からすると、売上が下がる・業務が止まる等の理由があるので止めたいでしょうが、その気持ちはぐっと我慢しましょう。まずは、従業員の理由をキチンと聞く必要があります。
心に訴えかけて休職を取りやめてもらいたい、というのは本音だと思います。特に中小企業では潤沢に従業員もいないでしょうし、１人が欠けることのインパクトはかなり大きいと想定されます。それでも、感情的になってはいけないといいたいのは一般的に経営側の方が立場が高く、従業員側に圧力を感じることがあってはいけないためです。風通しがよくフラットなんです、売りにしていてもどうしても雇う人と雇われる人という違いがあります。
私のケースでは休職理由は仕方がないな、というものでしたので、特に何も言わず承諾しました。どちらかというと、退職ではなく休職を選んでくれたことに感謝しています。
当該従業員は半年の休職を明けて復帰しているのですが、柔軟に対応してもらえて助かった旨の感謝を頂きました。帰属意識が高くなってくれたようにも感じます。誠実に対応を心がけた結果だと思っています。
休職者の業務を確認し、諦める業務を明確にしましょう
休職者が欠けるとどんな業務が滞るのか、を確認しましょう。特に意識すべきは今までと同じことを出来るようにするためにという目線ではなく、ここは出来なくなっても仕方がない、と捨てる業務を明確にする必要があります。
当たり前ですが、１人かけて同じことが出来るのであれば休職者はいなくても業務に支障がないことになります。そんなことはないでしょう。この時に、残る従業員に負荷をかける方法ではなく捨てる方法を考えるべきです。残る従業員の不平不満が貯まることになります。
ある意味、経営側としては会社の器を示すチャンスと捉えることも出来ます。当該従業員含む全従業員に会社の器をアピールする、という目線で考えるとよいかと思います。
休職者と以下について取り決めよう
休職開始日・復帰目標日
休職を始める時期、復帰目標時期を調整しましょう。あくまで復帰は目標であり、経営的には期待しないものと考えた方がよいです。特に心を理由として休職するケースでは、復帰を急かすことはあまり得策ではないでしょう。ただし、目標がないといつまでもずるずる、ということが考えられますから、お互いに目標を定めておくことが必要だと思います。
復帰のリミット
いつまでも復帰しない場合、新たな従業員の採用に舵を切らないといけないケースもあるでしょう。その場合、いついつまでは待つけどそれ以降は待てない、ということを明確に伝えましょう。もちろん高圧的に伝えることはNGです。
社会保険や住民税の徴収方法
社会保険や住民税は従業員から徴収しますが、毎月の給与がなくなるので徴収する元がなくなります。一番楽と思うのは、未払いの給与を支給せず、この支払に充てていく方法だと思います。それが困難であれば、毎月振り込んでもらう、一定額を振り込んでもらった上で取り崩す、会社で全額負担しておき、復帰後に精算する等があるでしょう。
いずれにしても、お金に関わることですから、口頭ではなくメールや文書で残るもので明確に取り決めましょう。
連絡方法
月に１度ほどは連絡をするのがよいと思います。その際の連絡手段を確認しておきましょう。また、連絡内容ですが、復帰を急かすような内容は止めた方がいいでしょう。社会保険料等差し引いた後の残高などは毎月連絡すべきと思います。
傷病手当金の案内
病気やケガなどを理由とする場合、傷病手当金が受け取れる可能性があります。内容を確認し、従業員に案内するのも責務だと思います。傷病手当金の申請方法等はこちらにまとめましたのでご確認ください。
2021.10.12
協会けんぽの傷病手当金って何？申請方法は？
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休職前に必要な手続き
特にありません。
休職が始まった後
初回の給与を会社預かりにした場合
分かりやすいように、初回支給日に勘定科目：仮受金で仕訳をしました。また、従業員に給与明細だけでなく、その旨連絡するのがよいと思います。
毎月の給与日の仕訳方法
勘定科目：仮受金で仕訳します。仮受金で集計すると残高がわかります。
傷病手当金の手続き
傷病手当金の手続きは従業員が診断を受けるところからスタートします。また電子申請がありませんので郵送で対応する必要があります。
休職から復帰
復帰した従業員が不利を受けることがないよう努めましょう。予め関係者間で、ロードマップを作成するとよいかもしれません。うちの会社ではこのようなことを取り決めました。
- いない間にあったことの共有（新たな従業員の紹介等）
- 引き継いだ業務の状況や返還要否
- 捨てた業務の復活要否と復活要の場合のロードマップ
この時もAsanaを活用しました。過去完了したタスクを見るといない間に何があったか一目瞭然ですね。それを１つ１つ説明しました。
