さて、今年も年末調整の時期がやってきました。年末調整というとぼっち経営者にとって一大イベントです。自分だけならまぁ間違って多く課税されてもいいか、等と思うのですが、従業員がいるとそうもいきません。企業として、正確に対応する必要があります。
去年、初めての年末調整を行ったのですが、freee人事労務
を使用していたので、とても簡単に年末調整という一大イベントを完了することが出来ました。従業員からもとてもやりやすかったと好評でした。
今回の記事はこのfreee人事労務を使うと年末調整がどんな手順で楽できるか、ということを中心に年末調整のフローを記事にしていきたいと思います。
目次
年末調整って何ですか？（従業員目線）
従業員目線での年末調整を簡単に説明します。一般的に、給与というのは額面から社会保険料や所得税が引かれた額（＝手取り額）が振り込まれます。この引かれる所得税というのは概算で決めています。概算ですから、年に一回真に徴収すべき金額を計算し、概算で毎月徴収した合計との差額を調整することになります。毎月ひかれすぎていた、と計算結果になればその額が還付され、足りなかった、となれば追徴されることになります。国税庁の言葉では以下のように記載されています。
年末調整とは、源泉徴収された税額の年間の合計額と、年税額を一致させる精算の手続です。
なぜこんなことをするのか、最初から概算ではなく正確に徴収すればいいのでは？と思われるかと思います。所得税額というのは単純に給与だけで決まるものではありません。例えば住宅ローンを組んでいると税額が減る、といった所得税の控除の仕組みがあります。その他も扶養家族であったり保険料であったり、様々な所得税の控除の仕組みがあります。要は、納税者の事情に合わせて納税額を調整という仕組みです。この調整作業が年末調整になります。
特に住宅ローン控除は大きな額の控除になるため、20万円以上の還付になることが多々あります。（ちなみに、住宅を購入するときにこれだけ還付されるからあんまり金利は気にならないね、等のローンの営業されるかと思います。）
年末調整って何ですか？（会社側の目線）
会社側からみると、とても面倒な（工数のかかる）作業です。給与総額を算出したり、各従業員の申告内容をチェックしたり、各従業員の給与に還付額を反映させたり、従業員の数に比例して大変さが増していきます。各従業員が正確に対応してくれればまだよいのですが、従業員にとっても年に１度の作業でありさらに正確に理解している方は少ないので、記入ミスは多くなります。
年末調整をシステム化していない企業の場合、以下の空白の申告書をいついつ期限で書いて提出してくださいね、と渡されるかと思います。従業員にミスなく記入してもらうのは、このやり方では難しいです（私も会社員時代は何を書けばいいか分からず書いていた）。各従業員が迷うことなく直観的にミスなく操作が出来る環境を提供することは、管理部門の負荷・従業員の負荷を共に下げることにつながります。この点は特にfreee人事労務が優れている点だと思います。
申告書の様式：令和３年度申告書
では、早速freee人事労務を使って年末調整を進めていきましょう。
年末調整の流れ
年末調整は10月の中旬頃から始めていく必要があります。通常、12月の給与または1月の給与で調整結果の還付・追徴を反映します。うちの会社は従業員も少ないので、12月反映で実施しています。（従業員多いと確認等に時間がかかるので1月反映がベターかなと思います。）
[10月中旬～下旬]事前準備
まず、事前準備として従業員の情報（住所、氏名、扶養家族、マイナンバー等）を最新化することが必要です。社員マスタのようなものを持っていて、定期的に最新化（棚卸）していればこの作業はないかもしれません。freee人事労務では以下のように各作業がどこまで進んでいるのかステータスを確認することが出来ます。この画面はどの程度進んでいるかが一目瞭然にわかります。
作業の流れも、入力依頼⇒従業員確認⇒管理者確認⇒還付・追徴の反映、と進めていくことがよくわかりますね。
[10月下旬～11月中旬]従業員へ入力依頼（申告書記入の依頼）
freee人事労務を使用していない場合、申告書の様式（国税庁のサイトや最寄りの税務署においてあります）を入手して従業員に配布します。freee人事労務の場合は、ボタン１つで依頼が出来ます。
入力依頼を送信すると、ステータスが従業員入力中に変わります。
[10月下旬～11月中旬]従業員の入力
例えば、保険料は以下のような入力画面が出てきます。はがきの内容を転記するだけなので、迷うことなく直感的に入力することが出来ます。
[11月下旬]入力内容（申告書記入事項）の確認、再入力依頼
従業員の入力が完了したものは、ステータスが管理者確認中になります。従業員の入力内容を確認し、必要に応じて再入力を依頼することも以下のようにfreee人事労務上で行うことが出来ます。
[12月上旬] 12月の給与計算、還付・追徴金額の反映
年末調整の結果はfreee人事労務で計算されます。その結果を給与明細に反映も自動で実施されます。
そして、税務署に提出する源泉徴収票や各市町村に提出が必要な法定調書も合わせて自動で作成されますので、これを提出するだけで手続きも完了します。
最後に
freee人事労務は年末調整だけではありません。勤怠・給与等様々な機能がありますが、今回は年末調整についてご紹介しました。導入することで、管理部門側は別作業に手が回せる、人数を絞れる（コスト削減）といったメリットがあります。従業員側にとっても、非業務に近い労務関連の作業時間の削減につながります。管理部門を１人採用するよりはるかに安い料金で、人がやるより正確な事務を実施してくれる強い味方として、導入してみてはいかがでしょうか。
